Ymchwil i Gynnig Cymorth Cyflogaeth yr Adran Gwaith a Phensiynau: Hysbysiad Preifatrwydd Gwybodaeth
Deddfwriaeth diogelu data a data personol
Mae deddfwriaeth diogelu data yn pennu sut, pryd a pham y gall unrhyw sefydliad brosesu data personol. Golyga ‘data personol’ unrhyw wybodaeth fyddai'n datgelu unigolyn. Golyga ‘prosesu’ unrhyw gamau sy’n cael eu rhoi ar waith mewn perthynas â data personol, gan gynnwys: casglu, storio, addasu neu ddileu. Mae’r cyfreithiau hyn yn bodoli er mwyn sicrhau y caiff eich data ei reoli’n ddiogel a’i ddefnyddio’n gyfrifol. Mae hefyd yn rhoi hawliau penodol i chi mewn perthynas â’ch data ac yn creu cyfrifoldeb ar ran yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) a’r sefydliadau ymchwil mae hi’n gweithio gyda nhw i ddarparu gwybodaeth benodol i chi.
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn amlinellu’r sail gyfreithiol am brosesu data mewn perthynas â’r prosiect ymchwil hwn, sy’n cael ei gwblhau gan y Sefydliad Astudiaethau Cyflogaeth (IES). Mae hyn yn cynnwys pwy fydd â mynediad at eich data personol, sut y caiff eich data ei ddefnyddio, ei storio a’i ddileu, eich hawliau cyfreithiol ac â phwy y gallwch chi gysylltu â nhw gydag ymholiad neu gŵyn.
Y sail gyfreithiol dros brosesu data personol
Y sail gyfreithiol dros brosesu data personol a ‘data categori arbennig’ gan y DWP a’i gontractwyr, megis gwybodaeth am eich iechyd a’ch lles, tarddiad hiliol neu ethnig, yw cyflawni dyletswydd awdurdod cyhoeddus y DWP ac ymchwil er budd y cyhoedd.
Mae’r cyfiawnhad cyfreithiol hwn yn berthnasol i’r prosiect ymchwil hwn, sy’n archwilio sut mae’r mesurau cymorth cyflogaeth a gyhoeddwyd gan y llywodraeth mewn ymateb i bandemig Covid-19 yn gweithio mewn cyd-destunau lleol gwahanol. Bydd yr astudiaeth yn cynnwys ymchwil astudiaethau achos mewn detholiad o ardaloedd ledled y DU. Bydd pob astudiaeth achos yn cynnwys cyfweliadau manwl â staff a sefydliadau partner y Ganolfan Byd Gwaith leol, pobl sy’n hawlio budd-daliadau a chyrff sy’n cynrychioli cyflogwyr/cyflogeion.
Er mwyn trefnu'r cyfweliadau hyn, caiff eich enw a’ch manylion cyswllt (rhif ffôn neu gyfeiriad e-bost) eu rhannu gyda thîm ymchwil IES. Bydd yr wybodaeth bersonol hon yn cael ei phrosesu dim ond at ddibenion cwblhau’r ymchwil hon, dan gyfarwyddyd y DWP. Mae cymryd rhan yn yr ymchwil yn gwbl wirfoddol – nid yw’r ffaith ein bod ni’n cysylltu â chi’n golygu bod yn rhaid i chi gymryd rhan a gallwch wrthod y gwahoddiad heb roi rheswm.
Pwy fydd â mynediad i’m data personol?
Caiff eich manylion cyswllt eu storio ar weinydd wedi’u hamgryptio, a bydd mynediad yn gyfyngedig i aelodau o’r tîm ymchwil. Hyd yn oed ar ôl i’r manylion cyswllt hyn gael eu rhannu gyda’r tîm ymchwil, rydych chi’n dal gallu tynnu’n ôl o’r ymchwil a gallwch wrthod cymryd rhan yn y cyfweliad heb roi rheswm.
Os byddwch chi’n cytuno i gymryd rhan mewn cyfweliad ymchwil, caiff unrhyw wybodaeth a ddarperir gennych ei chrynhoi mewn fformat dienw – golyga hyn y byddwn ni’n tynnu unrhyw wybodaeth y gellid ei defnyddio i ddatgelu eich hunaniaeth.
Sut caiff fy nata ei drin?
Os gwahoddir i chi gymryd rhan mewn cyfweliad a’ch bod chi’n dewis gwneud hynny, bydd yr wybodaeth a ddarperir gennych chi’n cael ei defnyddio at ddibenion yr astudiaeth hon yn unig. Bydd IES yn llunio adroddiad sy’n crynhoi’r prif ganfyddiadau o bob astudiaeth achos. Caiff hyn ei rannu gydag arweinwyr gweithredol, dadansoddwyr a llunwyr polisi yn y DWP ond ni fwriedir iddo gael ei gyhoeddi’n ehangach, er y gallai fod yn destun cais am ryddid gwybodaeth neu ei rannu gyda rhanddeiliaid eraill. Ni chaiff unigolion eu henwi yn yr adroddiadau, ac ni chaiff gwybodaeth ei chynnwys a allai datgelu eu hunaniaeth.
Pan fyddwn ni’n cwblhau’r holl astudiaethau achos, byddwn ni’n llunio adroddiad crynodeb terfynol. Bydd yr adroddiad hwn ar gael yn gyhoeddus.
Yn ôl y gyfraith diogelu data, mae’n ofynnol na chaiff data personol ei gadw’n hwy nac sydd angen. Byddwn yn anonymeiddio’r wybodaeth a ddarperir gennych cyn gynted ag y gallwn yn ymarferol (h.y. o fewn 2 wythnos o’r dyddiad cyfweld). Caiff y data personol a ddefnyddiwyd gennym i gysylltu â chi ei ddileu’n ddiogel o system IES chwe mis ar ôl cwblhau’r prosiect (ac ar hyn o bryd, disgwylir i hyn fod ym mis Medi 2024).
Pwy gallaf gysylltu â nhw os hoffwn i dynnu’n data cyfweliad yn ôl?
Mae gennych chi hawliau o dan y gyfraith diogelu data i wneud y ceisiadau canlynol mewn perthynas â data personol sy’n cael ei ddal amdanoch chi sy’n cael ei brosesu at ddiben yr ymchwil hon, gan gynnwys:
■ cais i gael mynediad at y data hwn
■ newid unrhyw wybodaeth anghywir neu wallus
■ cyfyngu ar brosesu’ch data neu wrthod ei brosesu
■ dinistrio’r data hwn
■ symud, copïo neu drosglwyddo eich data.
Mae gennych chi’r hawl i dynnu'r wybodaeth a ddarparwyd gennych chi i ni fel rhan o’r cyfweliadau’n ôl hyd at 2 wythnos ar ôl dyddiad y cyfweliad. Ar ôl yr adeg hon, bydd yr wybodaeth wedi cael ei hanonymeiddio ac nid fydd yn cael ei drin fel data personol mwyach.
Os ydych chi wedi cymryd rhan mewn cyfweliad ond hoffech chi dynnu eich data’n ôl, cysylltwch â: rosie.gloster@employment-studies.co.uk.
Pwy gallaf gysylltu â nhw am ymholiad sy’n ymwneud â thrin fy nata?
Os oes gennych chi gwestiynau am sut caiff eich data ei ddefnyddio, cysylltwch â Rosie Gloster, Rheolwr Prosiect yn IES: rosie.gloster@employment-studies.co.uk.
Pwy gallaf gysylltu â nhw os bydd gen i gŵyn?
Mae rhagor o wybodaeth ar yr hawliau sydd ar gael i chi hefyd ar gael gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol sy’n gyfrifol am reoli diogelu data yn y DU. Gall hefyd ymdrin ag unrhyw gwynion a allai fod gennych mewn perthynas â defnyddio eich data:
■ Ffôn: 0303 123 1113
■ E-bost: casework@ico.org.uk
■ Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF